長いこと使った Evernote から Notion に乗り換えて 1年近くになった。Evernote はオンラインメモ帳・Webクリップツールであったが、Notion は加えてデータベースを使うことができる。オンラインデータベース業界で働いているのでデータベースには親しみがある。けど、一般的には「データベースって難しそう」と感じるんだと思う。
プロジェクトマネジメントや顧客・案件管理で「あー、毎回自由記入じゃなくてマスタで管理したいな」「後で集計してコンバージョンを出したたいな」などと思う。Notion ではそれができる。
データベース・データベース・データベース！
かつては Claris FileMaker Pro を愛用し、いろんな情報をコツコツと整理していた。1990年代、自宅の音楽CDの書誌情報（業界ではマークという）・ジャケット写真などを入力してデータベースにしていた。Jazz / Fusion ではプレーヤーの共演・コラボレーション（このギタリストはこのアーティストのアルバムでも弾いてる、とか）が複雑・かつ興味深いポイントなので、分かる限りの情報を打ち込んでいた。これが実に面白く、アーティスト・アルバムの発掘・理解を深めることができた。
当時、「これは自分の宝だな」なんて思っていたのだが、仕事で海外輸入 CD の過半を網羅したデータベースを担当することになった。自宅の CD 枚数 vs 世界に流通する CD 枚数では比較にならない。マニアックに参加アーティストで検索できるように作ったし、各アーティストの相関関係を可視化するようなものも作った。仕事柄それを自由に使えたので、自宅の CD を管理するのはやめてしまった。
その後、All Music Guide や iTunes が出てきたことで、CD 情報をデータベース化する、という行為自体がなくなった。情報を整理・蓄積し、検索できるようにする類の「情報データベース」は、時代とともにインハウスからインターネットのさまざまなデータベースに移行したんだと思う。
でも、データベースはもっと身近なことに使える。情報の整理・管理だ。買い物メモみたいなものはデータベースを意識する必要すらないが、仕事のタスク管理、プロジェクト管理にはデータベースだ。日本は今、生産性を強烈に上げなければならない。なら、データベースだ。
タスク・プロジェクト管理は Notion のデータベースで
データベースの利点は、情報を蓄積・整理し、ナレッジとして使えるようにすることで情報の価値を最大化できることだ。
仕事でのタスク・プロジェクト管理は会社の専用ツールを使っているが、中小企業診断士としての起業支援や経営支援、各所での講演業務は個別に案件管理する必要がある。これらのマネジメントはメモ帳やリマインダーでやるより、データベースを使った方が断然いい。Notion なら簡単にデータベースで管理できる。
Notion では項目（フィールド）の属性としてテキスト・日付・数値といったものに加え、セレクト（選択肢から１つ選択）、マルチセレクト（複数のタグを選択）、ステータス（未着手・進行中・完了など）、といった専用のプロパティが用意されている。
例えばステータス管理。一般的に商談には、リード開拓・提案・受注・契約・請求・入金確認などのステータスがあるが、プロパティのステータスを設定すれば自由なステータス粒度でタスクを進捗管理・リストアップすることができる。
講演活動には、カリキュラム作成・提案・内容合意・スケジュール化・テキスト作成着手・テキスト事前提出・テキスト最終提出・講義実施などの共通の段取りがある。これらは個別に進行させるより「型化」した方がタスクの見通しがつきやすい。これらのタスクは一連のシーケンスなのでセレクトで管理する、といったことが簡単にできるのだ。
案件が立て込んでくると、タスクや段取りが整理が生命線になってくる。またステータスを進める・完了することを明確にすることで、タスクが進行した際にアドレナリンが出る（７つの習慣・フランクリンプランナーメソッドではこのアドレナリンを重視しているんだ）。
Notion のデータベースはリレーショナル
リード管理、案件管理、顧客管理、といった複数の業務をまとめて管理したい場合、１つの巨大なデータベースを設計・作り込む必要はない。Notion は個々のデータベースをリレーショナルに連携させることができる。
案件管理に出てくる顧客は顧客データベースから、受注集計は案件管理の受注金額からピックアップするように設定できる。そして、一番重要なことだが、Notion はこれらのデータベースを五月雨に修正・追加できるのだ。データベースの項目追加・編集が容易で、かつリレーショナルも使いやすい。
「時間あたりの単金を業務別に出したいな」と思えば、後から時間などのフィールドを追加すれば良い。「顧客集計がしたいな」「顧客連絡先をダイレクトにピックアップしたいな」と思うようになれば顧客データベースを作りリレーショナル設定を行う、「講義案件の相場を確認したいな」と思えば案件データベースの金額項目を精査し、集計用のデータベースを作ればいい。
分類やステータスなど小さいものはマスタ（前述のセレクトやステータスのように選択肢で整理するもの）、顧客管理やプロジェクト管理のように大きいものはデータベースを個別に作って連携させる。こういうことが簡単な UI で逐次的に修正・追加できるのが良い。
Notion にしたのならデータベースを使いたい
Evernote と Notion は別モノと言われているが、両者では入力されたデータをメモとして使うか・データとして使うか、という違いが大きい。Notion を使うなら、このデータベースを試して欲しい。
Notion にはテンプレートがある。プロジェクト管理や買い物リスト、住所管理などいろいろあり、自作の Notion テンプレートを販売している人までいる。イマイチ探しにくいのでテンプレートは使ったことがないのだが、簡単に使えるのだと思う。
でも Notion の良いところは、少しづつ作り、育てることができることだと思う。データベース活用で生産性向上。ぜひチャレンジして欲しい。
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