今年も 2023年度版の手帳選びをお送りする。この手帳選び連載も 7年目。波形研究所所長はさまざまなサウンドの波形を研究する傍ら、中小企業経営の底上げも研究している。日本の労働生産性課題は指摘されて久しいが、波形研ではタイムマネジメント論の一環として、この週単位でのタスク管理の実用性を啓蒙している。
忙しいだけで毎日が過ぎて成果が上がらない、自分だけではなくスタッフのマネジメントもすることになった、自分の人生をより充実させたい・前進させたい
生産効率の「率」向上だけではなく、確実に成果を創出する手帳の使い方を今年も紹介していこうと思う。
スケジュール・予定管理とタスク管理は全く異なるもの
コロナ禍を経験してビジネスパーソンのワークスタイルは大きく変化した。多くの職種で業務にテレワークが導入され、働く場所や時間という制約はそれほど重要な意味を持たなくなった。テレワークがもたらす非効率やコミュニケーション上の難点も少しずつ改善され、通常業務くらいは抵抗なくこなせるようになったのではないだろうか。
そんなワークライフスタイルのパラダイムシフトを経験して、生産性は向上しただろうか？
「テレワークによって仕事はかえって増えた」「独りで仕事をしていて、会社で何が起こっているのか分かりにくくなった」「仕事は忙しいけど、正直、成果が出ているかなんて分かりにくくなった」という人が多いのではないだろうか。
それはなぜか。
テレワークにより業務やプロジェクト、決算期などの時間の進行・流れを肌で感じる機会が減少し、自分で自分の時間の使い方をしっかりマネジメントしなければ、具体的な成果が上がらなくなってきたから だ。自分の手帳や予定表にあるスケジュールを消化すれば、なんとなく成果が上がった時代は終わりを告げたと考えている。そう実感している。
成果創出に必要なのはスケジュール・予定管理ではない。タスクマネジメント（タスクの設定能力と実行能力）なのだ。
成果創出を目標とし、最適なタスクを計画・実行し、進捗に合わせ施策を修正するプロセスが重要
ビジネスマンのパフォーマンスを向上させるには、① 成果創出を目標とし、② 最適なタスクを設定・計画し、③ 実行し、④ 進捗に合わせ施策を修正するプロセスを構築・定着させることが重要だ。例年のメッセージを再掲する。
- 成果創出を目標に
あなたの手帳のタスク管理は「やることリスト」になっていないか。成果を定量・定性的に設定し、立案する施策はその到達地点への道しるべにならなければならない。手帳に目標とする成果を書き込もう。 - 最適なタスクを計画するこれが一番難しい。最適なタスクを設定・計画することはタスクを実行することより重要だ。思いついたアイデア、スタッフから得られた知見をどんどん手帳に書き込もう。貴重なアイデア・知見は１冊の手帳に集約・活用すべきだ。
- タスクを実行する
あなたがチームリーダーやマネージャーならば、管理するタスクは自分のものだけでなくスタッフのタスクと進捗も含まれるはずだ。今週にやりとげるべきタスクと進捗状況を一覧化できるようにしよう。あなたがスタッフ職ならば、マネージャーより密度が濃く粒度が細かい業務を担当しているはずだ。いくつもの施策を並行して実行するためには、やはりタスク管理が重要だ。 - 進捗に合わせ施策を修正する
タスクを実行したからといって、想定した結果が得られるとは限らない。タスクの一覧・実行状況から、施策を修正する必要がないか、成果創出のデッドラインに間に合うかを検証しなければならない。常に変化するビジネス環境の波に流されないように、目標地点に進むように船の舵をとらなければならない。１週間の終わりに施策の在り方をチェックしよう。
多くのビジネスパーソンに実用的・実践的なタスクマネジメントは、「週単位」のタスク管理だと思う。Weekly タスクマネジメント を実現するのが ウィークリーフリー・フォーマットだ。
- スマートフォンでスケジュール管理するなら、手帳はタスクを管理することに使う。
- タスクは期間的に幅がある。デイリーベースではなく、ウィークリーベースの手帳を使う。
- タスクは重要度や締切を判断して書く。中期目標や重要目標も書く。週単位でタスクを見直せる。
- タスクを書き込むには書き込むエリアが大きいものを選ぶ。
- すべてのノートはみな方眼であるべき。
JS ダイアリー
旧 ES DIALYあらため和気文具（有限会社ワキ）の JS DIALY 。自分が最も長く使っている手帳だ。JSダイアリーでも使いやすい ウィークリーノート も継承されている。2023年も A5サイズ・B6変サイズが用意されている。紙は厚みがあり上質な方眼用紙でブルーブラックの万年筆とマッチするクリーム色が実にいい。カバーも手触り感がよいフェイクレザーだ。
LACONIC / ラコニック
この連載でも常連 ラコニック LACONIC®「仕事計画」DIARY 。スタイリッシュでデザインがよい。シリーズとしてはバーチカルレフト 。厳密にはウィークリーフリーではないが、デザインが豊富で方眼用紙感がいい。A5サイズとA6サイズがある。デザインが豊富でとても楽しい。今年も A5のみ紹介しておく。
能率手帳 NOLTY
業務面で安定的な日本能率協会の手帳は NOLTY というブランドになって久しい。やはり品質はイイ。NOLTY では「週間方眼メモタイプ」を選ぶ。ビジネススタイルなら日本能率協会 NOLTYだ。同じくビジネス用途の高橋手帳はウィークリーフリーなフォーマットがない。来年からチェック対象外にします。さようなら高橋手帳。
日本能率協会では、おそらく今年から PAGEM（ペイジェム） というやわらかなブランドも開始したらしい。これはビジネス実用一辺倒ではなく、デザインも楽しい。B6 Weekly log type が用意されている。
MARK’s マークスの手帳・ダイアリー
女性に人気の MARK’s マークスの手帳・ダイアリー EDiT 手帳。マークスのウィークリー・バーチカル「３分割週間バーチカル ・週間ノート」というフォーマットで展開している。カラーや模様も豊富、デザインがいい。
コメント
NOLTYの箇所、写真がJSダイアリーではないでしょうか？
ありがとうございます。修正しました！